Vos questions à propos des offres 123mairie, nos réponses

Questions pré-vente

Je souhaiterais avoir plus de précisions au sujet de l'offre 123mairie

Vous pouvez aussi télécharger notre documentation commerciale, les tutoriels vidéos ou consulter les avis formulés par nos clients.

Mais n'hésitez pas à nous contacter directement, pour ce faire, vous pouvez :

- remplir le formulaire de demande de renseignement 

demander à être appelé pour un entretien personnalisé

- nous appeler au 09 87 03 87 56 (tarif d'un appel local)  

 

De quoi avez-vous besoin pour établir un devis pour le site de notre commune ?

Seulement d'une à deux minutes de votre temps ! Il vous suffira en effet de remplir ce formulaire pour recevoir dans la demi-journée une proposition commerciale détaillée.

La commune sera-t-elle propriétaire de son site et quelle sera la durée de son engagement ?

La commune est et demeure entièrement propriétaire de son site, et ce sans limite dans le temps. ll ne s'agit pas d'une offre louée contrairement aux autres offres clés en mains, mais d'une solution que la collectivité acquiert définitivement. Seul l'hébergement du site et éventuellement sa maintenance, si elle est reconduite, entraînent des frais de fonctionnement récurrents. L'engagement n'est que de douze mois; un bon de commande vous sera adressé chaque année à date anniversaire - 30 jours pour vous inviter à renouveler le ou les services.

La solution 123mairie est-elle évolutive ?

Oui, totalement, c'est d'ailleurs l'offre la plus évolutive du marché, et ce à plusieurs titres :

- notre solution et nos offres évoluent en permanence, d'une part parce que nous utilisons un outil open source, lui même évolutif, et d'autre part parce que nous créons et maintenons nous-mêmes nos solutions depuis bientôt une quinzaine d'années. 

- nos modèles de sites et nos modules applicatifs évoluent aussi au gré de l'évolution de nos propres technologies, de l'internet en général et surtout de l'évolution de la réglementation propre à la communication digitale des collectivités

- les offres que nous proposons sont elles-mêmes évolutives. Vous pourrez à tout moment opter pour une offre de niveau supérieur ou choisir des options supplémentaires pour enrichir les fonctionnalités de votre site et ainsi optimiser les services proposés à vos administrés. 

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Pouvez-vous préciser quels modules fonctionnels sont en option ?

Vous trouverez la liste de tous les modules et applicatifs inclus dans notre offre ici, avec ceux en option indiqués à la fin. 

Quel modèle graphique choisir pour le nouveau site de ma commune ?

Vous avez le choix parmi 12 modèles de site, nous conseillons généralement à nos clients d'effectuer leur choix en fonction de l'ergonomie des templates en premier lieu, afin de s'assurer que son lay-out s'adaptera au volume et à la structure des contenus que vous souhaitez publier sur votre page d'accueil surtout, puis également en fonction de la charte graphique de la commune, qui pourra plus ou mois facilement s'adapter en fonction des templates. Notez que ce choix est définitif et ne pourra être modifié après la mise à disposition de votre site clé en main. 

Gérer le site 123mairie de ma commune nécessite-t-il une formation ?

La solution 123mairie ne nécessite aucune formation. Elle est livrée avec un guide de démarrage et des tutoriels vidéos qui vous permettront de découvrir pas à pas comment mettre à jour telle ou telle rubrique ou comment en créer de nouvelles. Par ailleurs vous disposerez d'un accès au support technique vous permettant de recevoir notre assistance par le biais de tickets en ligne auxquels vous pourrez accéder 24h/24 7j/7 et de recevoir une réponse rapide (en moyenne moins de 20 mn pendant les heures de bureau) à toutes vos questions techniques.

Je souhaiterais pouvoir tester en ligne la solution 123mairie

Nous ne proposons actuellement pas de démo en ligne de notre back-office, mais vous pouvez tester les démos front-end de tous nos modèles de site ainsi que visionner de nombreux tutoriels vidéos expliquant le fonctionnement de notre interface d'administration. 

Production des sites

Quels sont vos délais de production habituels ?

En temps normal et hors périodes « spéciales » (fêtes de fin d'année, vacances d'été...) nos délais de production sont d'environ 10 jours après réception des éléments prérequis pour lancer le processus de production.

Vos modèles de sites pour les mairies sont-ils personnalisables ?

Oui, absolument, lors de la commande de votre site internet clés en mains, nous vous demanderons de nous fournir une liste d'éléments destinés à nous permettre de personnaliser votre site, notamment le logo ou le blason de la commune, les codes couleurs de la charte graphique quand elle existe, les images d'en-tête...

Quels éléments du site font l'objet d'une personnalisation ?

Lors du processus de fabrication de votre site municipal, quelques heures sont consacrées à la personnalisation d'éléments du site, graphiques, techniques, administratifs, géographiques... 

Voici la liste des éléments qui seront personnalisés par défaut, d'autres pourront l'être par la suite, vous pourrez en faire la demande par le biais du support.

  • le logo ou le blason de la commune
  • le slogan de la ville
  • le favicon
  • les paramètres de base du template
  • les coordonnées et horaires d'ouverture de la mairie
  • les palettes de couleurs principales du template
  • la couleur de fond du pied-de page
  • le ou les images du header (photos ou diaporama d'en-tête)
  • les balises meta générales du site
  • le formulaire de contact et le formulaire RGPD
  • la constitution du conseil municipal
  • les mentions légales
  • la clé captcha des formulaires
  • la configuration des services publics localement compétents sur votre territoire
  • la configuration des fonds de carte pour les annuaires du territoire
  • les liens vers les réseaux sociaux de la collectivité
  • les derniers numéros du bulletin municipal
  • les derniers compte-rendus de conseils

Quels éléments devrons-nous vous communiquer pour lancer la production du site ?

Après réception de votre bon de commande, voici les éléments dont nous aurons besoin pour lancer la production de vote nouveau site internet :

  • choix du modèle de site à choisir parmi les 12 templates actuellement à disposition
  • adresse e-mail globale du site (celle qui envoie les formulaires de contact - préférez une adresse de type no-reply@...)
  • adresse e-mail de contact (celle qui réceptionne les formulaires de contact du site)
  • logo ou blason de la commune, si possible au format vectoriel (.eps ou .ai) ou à défaut, jpg ou pdf haute définition
  • en fonction du template retenu, une images panoramique pour intégrer dans l'en-tête du site, au format 1920x980 (ou à défaut une image en full HD)
  • 5 derniers numéro du bulletin municipal au format pdf
  • 5 derniers compte-rendus de séances du conseil
  • nom et prénom du maire et des adjoints
  • adresses des comptes sociaux de la commune (Facebook, Twitter...)
  • horaires d'ouverture de la mairie
  • url de votre profil acheteur pour les marchés publics dématérialisés
  • url du compte Flickr pour les galeries photos (à créer au besoin)
  • url de votre compte pour les publications interactives s'il en existe un
  • code d'intégration ou widget d'inscription à la newsletter s'il en existe une
  • adresse ip de connexion des utilisateurs à l'administration du site (pour sécuriser l'accès au back-office)

Mon ancien site sera-t-il toujours accessible pendant la création du site 123mairie ?

Oui, bien entendu, nous vous fournirons une adresse de travail provisoire en macommune.123mairie.net pendant que vous intégrerez vos contenus dans le nouveau site, puis nous redirigerons votre nom de domaine seulement une fois que vous nous en donnerez l'autorisation.

Facturation

Quelles sont les modalités en termes de facturation et de renouvellement des services ?

Les factures sont déposées sur la plateforme Chorus Pro le jour de la livraison du site clé en main, le règlement est exigible par virement administratif avec échéance à 30 jours. Les services renouvelables (hébergement, maintenance...) prennent effet à la date de livraison et non pas à la date de la commande. Un bon de commande pour leur renouvellement vous sera adressé entre 15 et 30 jours avant leur échéance.

Est-il possible de payer la commande du site de la mairie par virement administratif ?

Oui, vous pouvez régler par virement administratif. La facture correspondante sera déposée le jour de la livraison sur la plateforme dématérialisée Chorus Pro, pour un règlement exigible à 30 jours. 

Hébergement

Les formules 123mairie comprennent-elles aussi l'hébergement ?

Oui, nos sites clés en mains sont livrés avec un hébergement dédié, infogéré et entièrement sécurisé. Vous aurez accès à un compte ftp et une base de données Mysql. L'espace de stockage alloué varie de 1 à 3 Go en fonction des formules, mais peut être augmenté à tout moment en cas de besoin.

Où sont hébergées les données des sites internet gérés par 123mairie ?

Les données de votre site internet (fichiers web, base de données, données personnelles...) sont hébergées sur un serveur dédié. Nos serveurs sont hébergés et monitorés par un prestataire français, conformément à la réglementation, qui plus est leader de l'hébergement dédié pour Joomla et avec lequel nous collaborons depuis plus de 10 ans. Les données sont stockées et sauvegardées quotidiennement dans un data center situé en France à Vitry-sur-Seine.

Les données du site de la mairie sont-elles sauvegardées ?

Oui, bien entendu, notre hébergeur réalise des sauvegardes quotidiennes des bases de données et des fichiers web, auxquelles nous pouvons accéder à n'importe quel moment afin de les restaurer en cas de besoin.

Notre commune possède déjà un nom de domaine, pourrons-nous le réutiliser ?

Oui, bien entendu, vous pourrez d'ailleurs continuer de le gérer depuis le prestataire en charge de son enregistrement, ainsi 123mairie n'aura rien à vous facturer en supplément. Il suffira de rediriger les enregistrements dns du nom de domaine lorsque le nouveau site 123mairie sera prêt.

Pouvez-vous nous proposer un certificat ssl pour sécuriser la navigation du site ?

Oui, nous ne le proposons pas dans les offres "par défaut", car nous ne gérons pas systématiquement les noms de domaine de nos clients et que nous devons attendre qu'ils soient reliés à notre serveur pour commander les certificats. Mais nous vous proposerons systématiquement le passage en https dès la mise en ligne de votre nouveau site. Le tarif d'un certificat ssl est de 30 € HT / an. 

Maintenance et support

Comment fonctionne le support 123mairie ?

Le support en ligne est accessible 7 jours sur 7, 24h sur 24, et le délai moyen de réponse est inférieur à 20 mn pendant les horaires de bureau, les jours ouvrés seulement. Il fonctionne avec un système de ticket en ligne qui permet de garantir un traitement plus rapide et un meilleur suivi de vos demandes.

La maintenance est-elle comprise et que comprend-elle ?

Cette offre ayant été conçue principalement pour des utilisateurs non spécialistes en développement web, nous avons inclus dans l'offre un accompagnement initial de deux mois pour permettre à nos clients de bénéficier de notre assistance et de prendre en mains le dispositif dans les meilleures conditions. L'abonnement au service de maintenance / support technique comprend :

- la mise à jour du cms

- la mise à jour du template graphique

- la mise à jour des modules fonctionnels

- le support technique (le support en ligne vous permettant d'obtenir notre assistance, avec un délai de réponse moyen inférieur à 20 mn pendant les horaires de bureau)

Vous pourrez décider à l'issue des deux mois initiaux, soit de ne pas renouveler ce service, soit de le reconduire pour 2 mois ou 12 mois (avec 20% de remise pour tout engagement annuel).

Que se passe-t-il si je ne renouvelle pas l'abonnement à la maintenance et au support à l'issue des 2 premiers mois ?

Nous proposons par défaut un abonnement au support et à la maintenance de deux mois seulement, parce que c'est le délai moyen dont une mairie a besoin pour mettre en ligne son nouveau site. 

Une fois que l'abonnement initial aura expiré, vous aurez le choix de renouveler votre abonnement pour deux mois supplémentaires ou pour 12 mois (avec 20% de remise dans le cadre d'un engagement annuel dans ce cas). Vous pouvez aussi décider de ne pas renouveler votre abonnement, si vous estimez être en capacité de vous occupez vous-mêmes de la maintenance du site, auquel cas vous redeviendrez autonomes dans la gestion technique et la sécurisation de votre site internet, nous ne demeurerons alors plus que votre hébergeur.

Back-Office

Pourrons-nous disposer de plusieurs comptes administrateurs pour gérer le site ?

Oui, une fois le compte admin principal créé lors de la mise à disposition du site clé en main, vous pourrez créer ou nous demander de créer autant de comptes administrateurs ou utilisateurs que nécessaires, avec la possibilité de leur affecter à chacun des droits d'accès et des prérogatives distincts.

Les sites 123mairie sont-ils sécurisés ?

Oui, nous proposons plusieurs méthodes de sécurisation des back-offices. Nous proposons par défaut une restriction de l'accès à l'administration du site aux ip en provenance de France, le cryptage de l'url du répertoire admin ainsi que la mise en place de mots de passe forts et renouvelés régulièrement.

Nous pouvons proposer d'autres méthodes afin de renforcer la sécurité de votre interface d'administration :

- restriction de l'accès à l'admin par ip aux seuls administrateurs du site

- authentification à double facteur

Par ailleurs, notez que nous mettons à jour systématiquement le cms et nos extensions afin de garantir un niveau de sécurité optimal de vos dispositifs.

Quel système de gestion de contenu (cms) est utilisé pour créer et gérer les sites 123mairie ?

123mairie est un service édité par l'Agence Digitale, agence spécialiste de la communication internet des collectivités et experte Joomla, à ce titre, nous utilisons une version préconfigurée de Joomla (nos clients adhérents bénéficient toujours de la dernière version stable du cms sur leur environnement de production) ainsi que toutes les extensions incluses dans la formule qu'ils ont retenue (modules et composants développés en France par notre propre studio de développement). C'est pour cette raison qu'123mairie est à ce jour la seule solution clé en main 100% conforme à la réglementation en vigueur en termes d'accessibilité, de protection des données personnelles, et d'échanges dématérialisés entre la collectivité et ses usagers.

Comment aurai-je accès à l'administration du site de la mairie ?

A la livraison de votre site mairie clés en mains, nous créerons un sous-domaine pointant sur votre site avec une adresse du type http://nomdelacommune.123mairie.net. Vous aurez ainsi tout loisir de travailler tranquillement sur votre nouveau site, il ne restera plus qu'à transférer les dns de votre nom de domaine sur l'adresse IP de notre serveur quand vous souhaiterez le mettre en ligne officiellement.

Réglementation

Vos templates sont-ils conformes à la directive européenne portant sur l'accessibilité numérique ?

Oui, tous nos templates sont compatibles avec les dernières normes en matière d'accessibilité numérique.

Les sites 123mairie sont-ils compatibles avec le RGPD ?

Oui, les formules "Ma commune" et "Ma Ville" garantissent une parfaite compatibilité avec le RGPD notamment en ce qui concerne le respect du consentement implicite et le droit à l'oubli des utilisateurs ou la possibilité pour les internautes d'accepter ou de refuser tout ou partie des cookies et autres marqueurs de suivi utilisés par des services externes.

Votre solution est-elle compatible avec la SVE?

Oui, par défaut notre solution de gestion des formulaires permet d'enregistrer les soumissions, de générer un accusé de réception, de choisir la liste des destinataires des messages soumis (de manière distincte pour chaque formulaire) et d'incrémenter un numéro de nomenclature unique ainsi qu'un horodatage pour chaque demande envoyée depuis le site.

Modules optionnels

Quels sont les modules proposés en option et pourquoi le sont-ils ?

Plusieurs de nos modules sont effectivement proposés en option, et ceux pour plusieurs raisons : 

- certains ne s'adressent qu'à une minorité de communes et donc n'auraient que peu d'intérêt à être proposés "par défaut"

- certains nécessitent un travail de configuration relativement chronophage et surtout variable en fonction des besoins de chaque mairie, aussi devons-nous au préalable étudier vos besoins avec précision. Cela est notamment le cas pour la prise de rdv et le paiement des factures en ligne

- d'autres modules optionnels nous demandent d'utiliser des services à "volumétrie variable" (newsletters, alertes sms, publications "flipbook", marché publics dématérialisés). Pour cela aussi, les tarifs varient en fonction des besoins de chaque collectivité, et nous nous efforçons de proposer à chacune un tarif adapté précisément à ses besoins et à ses ressources.

Quel est l'intérêt de mettre en place une application mobile alors que vos sites sont responsive ?

La principale différence réside dans le fait qu'une application mobile n'est en général qu'une version "allégée" du site internet, dont on extrait les données "chaudes" (alertes, actus, agenda...) pour les rendre disponibles pour les utilisateurs ayant téléchargé l'application. Mais surtout, grâce à votre application, vous pourrez "pousser" ces contenus vers les utilisateurs mobiles, en leur permettant de recevoir vos notifications. Autre intérêt, contrairement aux alertes sms, les notifications sont gratuites ! Notez enfin qu'à ce jour, l'application 123mairie est la seule application entièrement autonome, dans le sens où elle ne demande aucune saisie supplémentaire depuis un back-office externe ni développement spécifique permettant d'importer ses contenus.

De quelles informations avez-vous besoin pour mettre en place le module de prise de rdv en ligne ?

S'agissant d'un composant que nous devons déployer, configurer et paramétrer nous-mêmes, voici les informations dont nous avons besoin afin de pouvoir vous faire parvenir une proposition commerciale détaillée :

  • Nombre d'agents intervenant sur l'application
  • Nombre de services / calendriers (cni, passeports, cni+passeports, etc...)
  • Nombre de rendez-vous hebdomadaires
  • Souhaitez-vous activer le rappel des rdv par sms ?
  • Souhaitez-vous activer la synchronisation des plannings avec un calendrier Google ?
  • Souhaitez-vous activer l'envoi quotidien d'un récapitulatif des rendez-vous du lendemain ?

De quels éléments avez-vous besoin pour activer les formulaires de télépaiement Payfip ?

S'agissant d'un composant que nous devons déployer, configurer et paramétrer nous-mêmes, voici les informations dont nous avons besoin afin de pouvoir vous faire parvenir une proposition commerciale détaillée :

  • le nombre de formulaires à intégrer (cantine, eau, transports scolaires, etc...)
  • le ou les numéros client attribués à la collectivité par l'administrateur Payfip
  • le protocole utilisé (ORMC, PES, INDIGO ou ROLMRE)
  • si vous avez adhéré au paiement par prélèvement

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